中小企業透過 ERP 「 快速起步 」 與 「 流程再造 」 秘訣

進入軟體研發、資訊服務這行業，至今已近 20 年，其中參與開發 ERP 軟體最讓人認為頗具挑戰性且樂此不疲的原因在 於： 可廣悉各種產業作業流程，哪些公司具有特殊營業優勢？那些具有管理優勢？而且時常能與配合的顧問師研商解決客戶問題的方案，集合眾人的智慧擦出智慧的火花！思考的重心在於是否需要改變 ERP 系統作業流程？或是應該改善目前工作方法 ？ ! 當 然，不管如何做成本及數量的異動都是需要正確的.....每個企業的 CEO 都希望可以「運籌帷幄之中，決勝千里之外」！但是「如何」做到才是重 點！ 「立即回應」與「全球運籌」兩項目標有時不免需要企業顧問師給予客觀的建言，礙於管理顧問師普遍薪資成本較高，並非一般中小企業所能長期負擔，因此，上華資訊內部都會進行顧問的養成以配合客戶的 ERP 系統導入，當然也會跟國內外的顧問師合作，以協助企業內部推動流程改造及企業標準化、合理化的實施及導入。 　　使用一套內含企管顧問精神的 ERP 系統，可以讓企業用最精簡的成本最快的速度將企業流程標準化，並且可以輕易進行企業的內稽內控作業，同樣是選擇套裝軟體，當然要一套最符合公司現有流程的系統，但是，市面上要找到與自己公司想法及作法 100% 相同的軟體是很困難的，因此， ERP 系統的客戶自定義功能及專案修改彈性就相形重要了。 　　對於選擇 ERP 系統的企業主往往會面臨下列抉擇：「究竟要 ERP 系統以專案方式修正成為符合現有流程的作業方式，或是將現有公司流程調整為符合 ERP 既有系統流程」？此兩種作法各有利弊，站在專業 ERP 導入廠商的角度來看，普遍會先建議客戶先依照 ERP 系統的流程導入系統後，再行依實際狀況雙方提出建議調 整，因為，此時企業內部的員工才知道何謂「 ERP 」、何謂「內稽內控」，為何電腦軟體無法「隨心所欲」？為何不可隨意更改 ERP 的系統數據！當然，若本身公司規模較大，相關人才齊備，也可先由專案上線小組跟顧問師協調出最佳的流程方法，一次到位！ 　　其實， ERP 的作業流程大多已經融合許多成功企業的經驗，具備了值得參考的價值。在客戶遇到上述這類兩難的抉擇時，我一般都請客戶採用自我分析的方式，檢討公司現有流程與標準流程的差異，並分析其原因，再行判斷是否依據標準流程修正公司現有流程，以免將來公司規模擴大時需要花更大成本修正組織流程缺失。 　　針對導入前組織的分析必須包括以下幾點： 1. 確認公司目標與競爭力，如何藉由 ERP 系統發揮到極大值。 2. 分析企業目前主要運作模型架構。 3. 比較標準流程以評估分析現有組織流程功能與缺失。4. 確定欲導入 ERP 的範圍，調整企業流程符合 ERP 系統的整體規劃。5. 確認目前的相關流程是因為習慣或是需要而存在！ 綜合以上分析，中小企業在起步初期可藉助 ERP 系統確立企業標準流程，已成立多年欲更上層樓的中小企業，亦可藉 ERP 系統達到企業流程再造的目地，因為 ERP 資訊系統的即時回應機制，可縮短企業反應時間，透過數據的分析，更可提高企業管理階層的決策正確率及反應時效，還可有效垂直整合產業供應鏈， 「 ERP 」是一個可快速提供企業經營效益的有力槓桿，也是維繫企業優勢 的一大功臣 。 台灣的中小企業主 面臨「 少量多樣的彈性生產競爭 」， 如何進行內部資訊整合，強化接單及生產的企業循環，服務客戶、滿足市場，需要的解決方案就是「適合企業規模的 ERP 系統」。